5 dicas para melhorar o sistema da sua empresa

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Quando o sistema de uma empresa não é flexível para realizar alterações, falamos que ele é “engessado”. Ele deve possibilitar ao administrador todas as funcionalidades esperadas, além da troca de informações entre diversos setores. Independentemente do tamanho da empresa, o gestor deverá investir em um bom sistema para ganhar produtividade. Imagine como gerar produtividade com um sistema lento? É impossível, não é mesmo? É preciso otimizar esse sistema, ainda que seja preciso redefini-lo.

O ideal é ter uma estratégia que consiga gerenciar tudo de uma só vez e que ainda demonstre os indicadores de desempenho. Se você não sabe como melhorar o seu sistema, veja as nossas dicas e encontre a melhor solução para o seu modelo de negócios. Confira o nosso post!

As necessidades devem ser atendidas

De nada adianta manter um sistema ativo se os colaboradores estão realizando as suas tarefas, quase em sua totalidade, de maneira manual. Um sistema serve para atender ao usuário, não o usuário para atender ao sistema. Se não está atendendo, então ele já não serve. Verifique a necessidade de trocá-lo por um mais dinâmico. Levante a sua base de clientes, de fornecedores, de colaboradores e certifique-se sobre demandas que precisam ser prontamente atendidas. Feito isto, é hora de verificar um item importante: o custo.

Custo de adesão e de reformulação

Qual o custo para se realizar a implantação de um novo sistema ou reformulação do atual? Primeiro, é necessário verificar se é possível reformular o sistema existente, porque nem sempre é possível aproveitar os dados já implantados e, às vezes o software utilizado também é diferente. Caso seja necessário implantar um novo, ele deve atender a todos os pré-requisitos listados anteriormente, visando obter um bom custo-benefício.

Lembre-se de que sistemas sofisticados têm custos altíssimos e nem sempre podem atender às suas expectativas. Tente pensar em longo prazo, em possíveis mudanças nos processos da empresa que poderiam afetar o preceito implantado, pois qualquer atualização do sistema envolve novos custos.

Processo de implantação

A atualização de um sistema engessado requer um planejamento prévio para que seja concluída com sucesso. Chegando ao final do projeto e evitando desconfortos ao longo do caminho, faça um roteiro e visualize claramente cada etapa finalizada.

Usuário chave

Capacite pelo menos um colaborador para que seja o “usuário-chave” do sistema. É importante que os outros funcionários não possuam dúvidas ao utilizar todas as funcionalidades. O usuário-chave deve estar à disposição para orientar os demais nos casos de problemas complexos.

Suporte ao sistema contratado

Procure uma empresa que forneça suporte local. Algumas delas prestam este tipo de serviço somente por telefone, o que não é totalmente viável caso o problema detectado seja complexo o suficiente e um relato por telefone não resolva o problema.

Quando o sistema está alinhado, a produtividade da sua empresa só tende a crescer. Agora é a sua vez, aprimore o seu sistema ou implemente um novo e perceba as diferenças na produção e otimização do seu negócio! Se você ainda tem alguma dúvida, conte pra nós através dos comentários!

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